Prévois un repas pour chaque fournisseur qui sera encore sur place pendant le souper ou le service du repas. Commence par leurs contrats : certains précisent le type de repas, l’heure de la pause et le nombre de personnes à nourrir. Ensuite, demande au traiteur le prix et les modalités du repas fournisseur avant de confirmer ton nombre final.
Qui a besoin d’un repas?
Ne pars pas du nombre d’entreprises réservées. Un duo photo compte deux personnes, alors qu’un DJ peut travailler seul ou venir avec un technicien. Fais une liste par personne : photo et vidéo, coordination, musique, animation, technique et toute autre équipe qui restera sur place au moment du repas. Les fournisseurs qui terminent avant le souper n’ont pas nécessairement besoin d’une assiette; vérifie plutôt leur horaire et leur contrat. Notre guide pour choisir tes fournisseurs t’aide à garder leurs coordonnées et les détails du mandat au même endroit.
Pose la question directement à chaque fournisseur : « Combien de personnes de ton équipe seront là au souper? Ton contrat prévoit-il un repas, et as-tu des restrictions alimentaires? » Tu évites ainsi de commander trop peu, mais aussi de compter une personne qui repart avant le service. Si le contrat prévoit un repas chaud ou le même menu que les invités, respecte cette entente; sinon, valide ce que le traiteur peut servir.
Quel repas et quel prix prévoir?
Le repas fournisseur peut être différent de celui servi aux invités, mais il doit quand même être complet et adapté à des personnes qui retournent travailler ensuite. Demande ce qui est inclus : plat, boisson, dessert, service, taxes et frais éventuels. Le prix dépend du menu et de ton contrat; ne présume pas qu’il s’agit d’une assiette gratuite ou automatiquement au même tarif que les invités. Pour comparer les soumissions, ajoute le total des repas fournisseurs aux autres frais dans notre guide du coût d’un traiteur.
Le calcul à demander au traiteur est simple : nombre de personnes présentes au repas × prix du repas fournisseur, puis les taxes et frais non compris. Confirme aussi les allergies et restrictions, et la date limite pour modifier ce nombre. Notre guide sur les erreurs à éviter avec le traiteur passe en revue les inclusions à vérifier avant de signer.
Quand les servir sans manquer un moment important?
Place la pause de chaque équipe dans l’horaire du jour J. Si le photographe doit couvrir les discours ou si le DJ lance une entrée, évite de faire arriver son assiette à ce moment-là. Le traiteur peut souvent servir les fournisseurs pendant que les invités mangent, mais l’heure exacte dépend de la durée du service et des tâches de chacun. Précise l’endroit du repas et qui prévient les équipes quand il est prêt.
Pour garder les fournisseurs, leurs horaires et les repas reliés au même endroit, le planificateur Pour Toujours peut centraliser ces infos avec le reste de ton horaire du jour J.
La confirmation à envoyer au traiteur
Envoie une liste courte avec le nom ou le rôle de chaque personne, son choix de repas ou ses restrictions, l’heure prévue et l’endroit où elle mangera. Ajoute une personne responsable des changements le jour J. Si une équipe change après la date limite, vérifie le coût avant de promettre une assiette de plus. Garde cette confirmation avec le contrat de chaque fournisseur pour que les engagements ne restent pas dans des messages éparpillés.
À confirmer avant d’envoyer le nombre final
- Nombre exact de fournisseurs à nourrir
- Restrictions alimentaires
- Type de repas prévu
- Prix par personne
- Heure du repas
- Endroit où ils mangeront
- Date limite pour modifier le nombre
