Une feuille de route des fournisseurs, c’est le document qui rassemble tout ce que chaque fournisseur doit savoir pour le jour J : où arriver, à quelle heure, par quelle entrée, avec qui communiquer, quand monter son matériel et quand repartir. Elle ne remplace ni le contrat ni ton horaire du jour J. Elle évite surtout que les questions opérationnelles finissent sur ton téléphone pendant que tu te prépares.
Ton horaire du jour J décrit ce que toi et tes invités allez vivre. La feuille de route organise ce que les fournisseurs doivent faire autour de cet horaire.
Ce qu’une feuille de route doit contenir
Au minimum, note pour chaque fournisseur :
- son heure d’arrivée
- l’heure à laquelle il doit être prêt
- l’adresse et l’entrée à utiliser
- les consignes de stationnement et de déchargement
- le temps prévu pour le montage
- ses besoins techniques
- le nom et le numéro du contact sur place
- l’heure et l’endroit de son repas, s’il y en a un
- l’heure du démontage et du départ
Le modèle à copier
Télécharge le modèle, imprime-le ou remplis-le dans un document partagé, avec les informations confirmées par chaque fournisseur. Le but n’est pas de deviner leur fonctionnement : demande-leur directement ce dont ils ont besoin.
Le PDF s’imprime en format paysage. Il commence par un en-tête (prénoms, date, lieu, adresse, contacts du jour J et du lieu, heures de cérémonie et de réception), puis un tableau avec une ligne par fournisseur : arrivée et heure prête, accès et déchargement, montage, besoins techniques, contact sur place, repas, démontage et départ.
Ajoute ou retire des lignes selon tes services. La ligne du traiteur ci-dessous montre comment la remplir.
Un exemple fictif : ligne du traiteur
Exemple fictif : ligne du traiteur. Les noms, numéros et heures sont inventés. Les tiens viennent de tes discussions avec le fournisseur et le lieu.
| Fournisseur | Arrivée / prêt à | Accès et déchargement | Montage | Besoins techniques | Contact sur place | Repas | Démontage / départ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Traiteur (exemple fictif) | 13 h 30 / prêt à 16 h | Entrée de service, à gauche du bâtiment. Stationnement à l’arrière. Porte ouverte par Marie. | Accès à la cuisine dès 13 h 30. Installation de la salle après le branchement du DJ. | Trois prises dans la cuisine, à confirmer avec le lieu. | Marie, 514 555 0100 | 18 h, à la table réservée près de la cuisine. | Après le service du dessert. Retrait de la vaisselle louée avant 23 h. |
Quand préparer la feuille de route
Voici une façon de t’organiser. Ce n’est pas une règle de l’industrie, juste un déroulement pratique :
- Deux à trois semaines avant le mariage : rassemble les heures prévues avec le lieu et les fournisseurs.
- Environ une semaine avant : envoie une première version à chaque fournisseur pour validation.
- Quelques jours avant : corrige les changements, fige la version finale et envoie-la au lieu, à ta personne contact et aux fournisseurs concernés.
- Le jour J : ta personne contact garde la version finale sur son téléphone et, idéalement, une copie accessible hors ligne.
Ce que chaque fournisseur doit savoir
Pour chaque fournisseur, réponds à ces questions et écris la réponse, pas seulement dans ta tête :
- Arrivée : à quelle heure il doit arriver et à quelle heure son installation doit être complètement prête.
- Accès : adresse exacte, entrée à utiliser, stationnement, endroit pour décharger, ascenseur ou escaliers, et personne qui ouvre la porte.
- Montage : combien de temps il lui faut, quel espace doit être libre à son arrivée et si son installation dépend d’un autre fournisseur.
- Besoins techniques : prises électriques, puissance, rallonges, Wi-Fi, accès à l’eau ou autres besoins à confirmer avec le lieu.
- Contact sur place : le nom et le cellulaire d’une personne qui répond le jour même, qui n’est pas toi.
- Repas : à quelle heure et où il mange. Notre guide sur les repas des fournisseurs détaille les options.
- Démontage et départ : à partir de quelle heure il peut démonter, combien de temps il lui faut, ce qu’il récupère et ce qui reste sur place.
Un message à copier pour l’envoyer
Tu peux envoyer la feuille avec ce texte, à adapter à ta façon de parler :
- « Bonjour, voici la feuille de route pour notre mariage du [date]. Peux-tu vérifier les informations qui te concernent, surtout l’heure d’arrivée, l’accès, le montage, les besoins techniques, le repas et le départ? Si quelque chose doit être corrigé, dis-le-nous d’ici [date]. Sinon, réponds simplement « reçu ». Le jour même, ton contact sera [nom + numéro]. Merci! »
Qui est responsable de la feuille
Choisis une seule personne pour tenir la feuille à jour et répondre aux fournisseurs le jour même, par exemple une coordonnatrice, un proche organisé ou un membre du cortège. Notre guide pour déléguer les tâches du mariage t’aide à décider qui prend quoi. Une seule personne doit garder la version finale à jour. Le jour du mariage, les fournisseurs doivent pouvoir l’appeler elle plutôt que toi.
Envoie la feuille quand les heures sont confirmées avec le lieu, puis refais un envoi final quelques jours avant le mariage. Ne considère pas la feuille comme confirmée tant que chaque fournisseur n’a pas validé les informations qui le concernent.
Tu n’es pas obligé d’envoyer exactement le même document à tout le monde. Si certaines informations ne concernent qu’un fournisseur, garde-les dans ta version maître et partage seulement ce dont chacun a besoin. Évite aussi de diffuser inutilement les numéros personnels de tes proches.
Les pièges habituels
- Deux fournisseurs qui arrivent en même temps par la même porte. Vérifie l’ordre du montage avec le lieu.
- Un fournisseur qui dépend d’une prise ou d’un branchement que le lieu n’avait pas prévu. Demande à chacun ce qu’il doit brancher, puis confirme avec le lieu.
- Un montage plus long que prévu, qui repousse la cérémonie. Demande le temps réel à chaque fournisseur, pas son temps idéal.
- Personne pour ouvrir la porte à l’arrivée. Écris le nom et le numéro de la personne qui accueille.
- Un démontage oublié : qui ramasse les fleurs, les cadeaux, la location et les restes? Écris-le avant le jour J, avec les dates de retour de la location de mobilier, de vaisselle et de tente.
- Deux versions différentes de la feuille circulent. Nomme clairement la version finale et évite de modifier plusieurs copies.
- Un numéro de téléphone manque au moment où quelque chose change. Vérifie les contacts du jour J avant d’envoyer la version finale.
Relie la feuille à tes autres documents
Si une heure ou une condition de la feuille compte vraiment, assure-toi qu’elle se retrouve dans le contrat du fournisseur. Pose aussi les questions de notre liste de questions à poser aux fournisseurs avant de signer, parce qu’une réponse comme « je dois arriver deux heures avant » change ton horaire. Pour l’arrivée sur place, pense à la signalétique du jour J : un fournisseur qui trouve la bonne porte du premier coup, c’est du temps de gagné.
Garde une copie imprimée de la feuille avec toi et une dans le téléphone de ta personne contact. Le réseau cellulaire peut manquer dans certains lieux, et tu ne veux pas chercher un courriel pendant que le traiteur attend dehors.
