Pour louer le matériel de ton mariage, commence par demander à ton lieu ce qui est déjà inclus, puis loue seulement ce qui manque, en calculant tes quantités à partir du nombre d’invités confirmé. Avant de signer, vérifie les heures de livraison et de reprise, qui installe, dans quel état le matériel doit être retourné et ce qui est facturé en cas de bris.
La location, c’est le poste qui grossit en silence. Tu penses louer des chaises, et tu te retrouves avec une soumission qui inclut des nappes, des verres à vin, des verres à eau, des flûtes, des couteaux à beurre et des frais de livraison le dimanche. Rien de tout ça n’est déraisonnable, mais il faut le voir venir. On fait le tour dans l’ordre.
Ce que ton lieu fournit déjà
La première question à poser à ton lieu de réception : qu’est-ce qui est inclus dans la location de salle? Certaines salles et plusieurs hôtels fournissent tables, chaises, nappes et vaisselle. Une grange, un chalet ou un terrain privé, par contre, arrive souvent vide.
Demande aussi à ton traiteur ce qu’il apporte. Plusieurs traiteurs fournissent la vaisselle et les ustensiles, ou les louent pour toi et les ajoutent à leur facture. Si c’est le cas, tu n’as pas à t’en occuper, mais demande à voir le détail pour éviter de payer deux fois la même chose.
Une fois que tu sais ce qui est couvert, fais une liste de ce qui manque. C’est cette liste que tu envoies aux entreprises de location. Si ton mariage est dans un lieu sans services, notre guide du mariage en grange au Québec couvre aussi l’électricité, les toilettes et l’éclairage.
Calculer tes quantités sans te tromper
La base de tous tes calculs, c’est le nombre d’invités, fournisseurs qui mangent compris. Pour le reste, pars de ton plan de table et de ton menu, pas d’un chiffre moyen trouvé en ligne.
- Tables et chaises : une chaise par invité pour le souper. Si la cérémonie est ailleurs sur le site, il te faut peut-être un deuxième jeu de chaises, ou une équipe pour les déplacer.
- Nappes : une par table, dans la bonne taille. Demande au loueur quelle nappe va avec quelle table, parce qu’une nappe trop courte se remarque sur toutes les photos.
- Vaisselle et ustensiles : compte par service. Une entrée, un plat, un dessert, ça fait trois assiettes par personne, avec les ustensiles qui vont avec.
- Verres : un par type de boisson servie. Eau, vin, bulles pour les discours : trois verres par invité si tu sers les trois.
Ajoute ensuite une petite marge pour la casse et les imprévus. Demande à ton loueur combien il conseille : c’est lui qui voit comment ça se passe d’un mariage à l’autre. Notre article sur les coûts cachés du mariage t’aide aussi à repérer les frais qui s’ajoutent à la soumission.
Louer un chapiteau
Un chapiteau change tout pour un mariage extérieur, mais c’est aussi la location qui demande le plus d’avance. Les disponibilités peuvent partir tôt en haute saison, surtout pour les grands chapiteaux et les dates populaires. Pose tes questions dès que ton lieu et ta date sont fixés.
Avant de réserver, vérifie ces points avec le loueur :
- la grandeur recommandée pour ton nombre d’invités, avec les tables, la piste de danse et le bar;
- si le prix inclut l’installation, le démontage, les murs de côté et un plancher;
- comment la tente est ancrée, et si le terrain le permet (piquets, poids, présence de fils ou de tuyaux sous le sol);
- si la toile respecte une norme de résistance au feu;
- ce qui se passe s’il vente trop le jour J.
Les exigences varient selon la municipalité. Certains lieux demandent que le chapiteau respecte la norme CAN/ULC-S109 ou soit ignifugé. Vérifie les règles applicables à ton lieu et demande au fournisseur s’il s’occupe des autorisations nécessaires.
Même si ton mariage est prévu à l’extérieur sans tente, garde une option de repli. Notre guide Plan B pluie t’aide à décider quand réserver un chapiteau et jusqu’à quand tu peux attendre.
La déco : louer ou acheter?
Pour la déco, la question à te poser est simple : est-ce que tu vas réutiliser cet objet après le mariage? Si la réponse est non, la location est souvent plus simple, surtout pour les objets volumineux, fragiles ou difficiles à revendre. Arches, chandeliers, lanternes, vases, présentoirs à gâteau, panneaux d’accueil : ce sont des objets qu’on utilise une fois et qu’il faut ensuite ranger ou revendre.
Acheter a du sens pour les petits objets peu chers dont tu as besoin en grande quantité, ou pour ce que tu veux garder. Mais compte le temps : chercher, acheter, entreposer, transporter, installer, ranger et revendre. Si tu hésites, notre article Mariage DIY ou fournisseurs t’aide à faire le calcul.
Pour trouver des entreprises, notre répertoire de fournisseurs en décoration est un bon point de départ. Demande aussi à ton lieu avec quels loueurs il travaille déjà : un fournisseur qui connaît la salle sait par où passer, où se stationner et combien de temps prévoir pour monter.
Livraison, reprise et état du matériel
C’est souvent là que les surprises arrivent. Lis ces clauses avant de signer :
- Les heures de livraison et de reprise. Est-ce que ton lieu est accessible la veille? Est-ce que le loueur reprend le matériel le soir même, ou le lendemain matin? Une reprise le dimanche ou un jour férié peut coûter plus cher.
- Qui installe. Certains loueurs livrent seulement. D’autres installent tables et chaises, mais pas la déco. Si personne n’est prévu, il te faut une équipe.
- L’état au retour. Chaque entreprise a sa règle. Certaines demandent la vaisselle rincée et remise dans ses caisses, d’autres la reprennent sale. Si tu ne respectes pas la consigne, il peut y avoir des frais.
- La casse et les pertes. Demande comment le bris est facturé et qui fait le décompte au retour.
- Le dépôt et l’annulation. Combien, quand, et ce qui se passe si ton nombre d’invités change.
Notre guide sur les contrats de fournisseurs de mariage t’explique les dépôts et les clauses à surveiller.
Quand réserver
Pour le chapiteau et les pièces de déco populaires, réserve dès que ton lieu et ta date sont confirmés : ce sont les premiers à partir en haute saison. Pour la vaisselle et le mobilier, tu peux réserver une première quantité plus tard, puis ajuster le nombre après ta date limite de RSVP. Demande au loueur jusqu’à quand tu peux modifier les quantités sans frais.
Le jour où tu reçois tes réponses finales, prends 10 minutes pour refaire tes calculs et envoyer tes chiffres au loueur, au traiteur et à ton lieu en même temps. Notre article sur la gestion des RSVP t’explique comment arriver à un nombre fiable.
Pour garder tes locations reliées au budget, aux fournisseurs et au nombre final d’invités, tu peux aussi les suivre dans le planificateur Pour Toujours. Quand les RSVP changent, tu vois plus facilement quelles quantités doivent être ajustées.
