Dans ton RSVP, demande le choix de repas et les allergies séparément, pour chaque personne invitée. Ensuite, fixe ta date limite assez tôt pour relancer les retardataires et transmettre une liste claire au traiteur avant son échéance.
Demande un choix de repas pour chaque personne
Si ton menu offre plusieurs options, affiche-les avec des noms simples et demande à chaque personne qui confirme sa présence de choisir la sienne. Ne laisse pas une seule case « repas » pour toute la famille : tu dois pouvoir rattacher chaque choix au bon nom. Prévois aussi les enfants et les personnes accompagnatrices, si elles sont invitées. Avant de rédiger le formulaire, valide avec le traiteur les options qu’il pourra vraiment servir et la date à laquelle il aura besoin du décompte final. Pour la gestion générale des réponses, consulte notre guide du RSVP de mariage.
Avec le planificateur Pour Toujours, chaque invité répond pour lui-même sur ton site de mariage, et son choix de repas ainsi que ses allergies arrivent directement dans ta liste d’invités et ton suivi des repas.
Pose une question distincte pour les allergies et restrictions
Une formulation utile : « As-tu une allergie alimentaire ou une restriction dont le traiteur doit tenir compte? Indique la personne concernée et ce qu’elle ne peut pas manger. » Un choix végétarien n’est pas la même chose qu’une allergie ou une restriction alimentaire. garde le choix de plat et la restriction dans deux champs séparés. Évite de proposer une liste fermée qui empêche de décrire une situation différente. Si une réponse manque de clarté, demande une précision à la personne plutôt que d’interpréter sa note.
Ne promets pas qu’un plat sera sans allergène avant d’avoir reçu la confirmation du traiteur sur ses ingrédients, sa préparation et ses possibilités. Pour les allergies importantes, fais suivre la formulation exacte au fournisseur et demande-lui comment il identifie et sert le repas concerné. S’il ne peut pas garantir une adaptation, préviens la personne tôt afin de trouver une solution avec elle.
Questions à mettre dans ton RSVP
Choix de repas
Quel repas choisis-tu?
- [Option 1]
- [Option 2]
- [Option végétarienne]
Allergies ou restrictions alimentaires
As-tu une allergie ou une restriction alimentaire dont le traiteur doit tenir compte? Indique la personne concernée et ce qu’elle ne peut pas manger.
Garde seulement l’information nécessaire
Note le nom, le choix de repas et l’information alimentaire nécessaire à la préparation et au service. Évite de demander un diagnostic ou des détails médicaux qui ne servent pas au repas. Dis dans le formulaire que les informations pertinentes seront communiquées au traiteur et à l’équipe chargée du service. Ne mets pas les allergies sur un plan de table public; utilise plutôt une liste réservée aux personnes qui en ont besoin. Si tu suis ces réponses dans un outil, vérifie qui y a accès avant de partager ou d’exporter la liste.
Fixe la date RSVP à partir de l’échéance du traiteur
Demande au traiteur sa date limite pour les repas et les changements, puis place la date RSVP assez tôt pour relancer les personnes silencieuses et vérifier les réponses imprécises. Les contrats diffèrent : ne pars pas d’un délai universel. Prévois également qui enverra le tableau final et qui recevra les modifications de dernière minute. Si tu compares encore des offres, notre guide sur le coût d’un traiteur de mariage rappelle les éléments à vérifier dans une soumission.
Dans une relance, ne présume ni la présence ni le repas : « Peux-tu confirmer si tu seras là et, si oui, ton choix de plat et toute restriction alimentaire avant le [date]? » Après la date finale, appelle directement les personnes qui n’ont pas répondu si leur présence compte dans le décompte. Ne transforme pas un silence en option de menu choisie au hasard.
Fais une dernière vérification avant le service
Envoie au traiteur un tableau où chaque repas particulier est associé au bon nom, avec le nombre total par option. Demande une confirmation écrite de réception et de la façon dont l’équipe distinguera ces repas le jour J. Donne au responsable sur place la version à jour, pas trois captures d’écran contradictoires. Une fois les repas confirmés, tu pourras placer les personnes dans ton plan de table sans perdre le lien entre leur nom et leur assiette.
